ما هي خصائص والمتطلبات الأعمال المكتبية ؟ وكيفية النجاح فيه

ما هي خصائص الأعمال المكتبية ؟

- مساعد متعدد الأشكال لنظام المعلومات .
- تنظيم المعلومات بطريقة فنية شاملة .
- تجميع المعلومات اللازمة للمنظمة من مصادرها .
- تعتبر نشاطاً دائم ومستمر لا تستغنى عنه المنظمه .
- تحافظ على سرية المعلومات .
- تقدم للمستفيدين من المنظمة او خارجها بالمعلومات اللازمه .


* وظائف الأدارة المكتبية هي :التخطيط للأعمال المكتبية - التنظيم - التوجيه و الأشرف والرقابة

* عرف الأتمتة ؟ وما التي تحتاج اليه الأتمتة ؟- هي ظهور الأجهزة و المعدات المكتبية الحديثه مع التطور التكنولوجي في الأتصالات بمعنى انه يمكن ان تعد وتراجع كل شئ تقوم بعمله اوتوماتيكياً مما يحقق السرعة و الدقة .

- ما تحتاج اليه :توفير شبكة اتصالات رقمية حديثه كافية لدعم الأتمته الأدارية
تشجيع صناعة البرمجيات
اعادة هيكلة اجراءات العمل بما يتوافق مع الأتمتة الأدارية
تحديد الأعمال الواجب اتمتتها واولويات عمليات الأتمتة فيها
اجراء توصيف دقيق للأعمال والأجراءات القائمة
تأهيل الفنيين القادريين على تنفيذ وتحقيق مشروعات الأتمته

* عرف أهداف الأتمته الأداريه ؟- زيادة تنافسية المنظمة
- رفع جودة العمل الأداري
- دعم اتخاذ القرار
- تسريع العمل الأداري والمكتبي
- تحسين الخدمات التي تقدم للمواطنين

* ما هي التحديات التي تواجه الاعمال المكتبية ؟- الأتمته
- تطبيق مبادئ الأدارة الحديثه
- الحصول على المكافئات العالية والموظفين و المديرين
- النمو و التوسع وكبير حجم المؤسسه
- زيادة التكاليف واعداد الموظفين
- مواجهة تغيير القوانين وانظمة العمل
- تخفيض العمل الورقي


* عرف المكتب و العناصر المكونه له ؟

- المكتب هو :التفاعل بين الأفراد مع بعضهم من جهة وبين الوسائل و الأدوات من جهة اخرى لأداء سلسلة من العمليات والأجراءات لمعالجة المعلومات وتقديمها بصورة واضحه بغرض اتخاذ القرار المناسب .

- العناصر المكونة هي :
# العنصر البشري : وهو الأشخاص الموجودين في المكتب بغض النظر عن اختلاف الدرجات الأدارية التي يعملون بها .
# الأدوات والتقنيات : وهي كافة الأدوات والوسائل البسيطه المتمثله في اجهزة الحاسب و برمجاته .
# البيانات والمعلومات : وهي النصوص المكتوبة والأرقام والصور و الرسوم التي تسعاد على كتابة التقرير الصادر والوارد للمؤسسه .
# المعالجة : وهي العمليات التي تتم على الوثائق والمعاملات .